การจะเปิดร้านอาหารสักแห่งถือว่ามีต้นทุนและความเสี่ยงในการทำกิจการสูงมากพอสมควร โดยมีข้อมูลสถิติพบว่า ธุรกิจเกี่ยวกับร้านอาหาร 2 ใน 3 จะปิดตัวลงภายใน 1 ปีแรกส่วน 3 ใน 4 ของธุรกิจร้านอาหารจะปิดตัวลงภายใน 2 ปีแรก หากรู้จักสถิติดังกล่าวนี้ถือว่าเป็นเปอร์เซ็นที่มีความเสี่ยงสูงในการลงทุนธุรกิจเกี่ยวกับร้านอาหารเนื่องจากต้นเหตุของปัญหาที่ทำให้เจ้าของกิจการร้านอาหารปิดตัวลงส่วนใหญ่ก็มักมาจาก ขาดระบบการจัดการในร้านอาหารที่ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพมากเพียงพอก็ทำให้ไม่สามารถบริหารจัดการเงินภายในร้านอาหารและไปต่อได้ เช็คสลิปโอนเงิน
การบริหารจัดการเงินจำเป็นจะต้องอาศัยระบบการเงิน ซึ่งเป็นเครื่องมือในการช่วยเหลือผู้ประกอบกิจการให้สามารถบริหารร้านได้ดีมากยิ่งขึ้น ระบบการเงินเหล่านั้นจะต้องสามารถช่วยเช็คสลิปโอนเงิน หรือทำให้ผู้ประกอบการเห็นถึงรายรับรายจ่ายทุกวัน 4 ระบบการเงินช่วยให้เจ้าของร้านอุ่นใจ บริหารจัดการเงินได้ดี มีดังต่อไปนี้
- ระบบเงินสดย่อย (Petty Cash)
ระบบเงินสดย่อยเป็นเงินสดที่ร้านค้าจะต้องถือไว้จำนวนหนึ่งที่เบิกจากธนาคารมาเก็บไว้กับฝ่ายแคชเชียร์หรือมีฝ่ายที่ทำหน้าที่รักษาเงินสดย่อย โดยเงินสดย่อยจะเป็นรายการที่เบิกถอนออกมาจากธนาคารซึ่งจะเป็นวงเงินที่ไม่สูงมากไว้ใช้สำหรับหมุนเวียนภายในกิจการเพื่อเป็นค่าใช้จ่ายควรจะเบิกเงินสำหรับหมุนเวียนได้ใช้จ่ายประมาณ 1 อาทิตย์ ควรมีการทำบัญชีสำหรับเงินสดย่อยแยกออกจากรายการเงินฝากบัญชีเข้าออกธนาคาร สำหรับจำนวนเงินที่จะใช้สำหรับหมุนเวียนเป็นระบบเงินสดย่อยเจ้าของกิจการอาจพิจารณาเบิกเงินออกมาจากบัญชีส่วนกลางโดยประมาณวงเงินสำหรับใช้จ่ายในแต่ละสัปดาห์อาจมีเพิ่มขึ้นหรือลดลงขึ้นอยู่กับไฟมารความจำเป็นในการหมุนเวียนเงินสำรองส่วนตรงนี้ ไม่ควรเบิกเผื่อเยอะจนเกินไป ควรเบิกสำรองเงินก้อนไว้ที่หน้าร้านก้อนหนึ่งในปริมาณที่เหมาะสม
เราจะพบว่าธุรกิจร้านอาหารมีความจำเป็นจะต้องใช้รูปแบบของบัญชีเงินสดย่อยเนื่องจากการหมุนเวียนเงินก้อนนี้มักจะต้องใช้จ่ายสำหรับในส่วนของครัววัตถุดิบหรือ supplier หลักที่มาส่งรวมไปถึงการจัดการในส่วนของการเครมเงินที่ส่วนกลาง อย่างไรก็ตามในแต่ละสัปดาห์ควรจะมีการตรวจเช็คบัญชีรายการเงินสดย่อยรวมทั้งผู้ที่ทำหน้าที่ดูแลบัญชีเงินสดย่อยก็จะต้องนำบิลใบเสร็จ รวมทั้งสรุปรายการใช้จ่ายให้กับบัญชีส่วนกลางเพื่อบันทึกรายการสำหรับบัญชีเงินสดย่อย
- ระบบการฝากเงินเข้าบัญชี
ธุรกิจร้านอาหารมีความจำเป็นที่จะต้องหมุนเวียนรายจ่ายเป็นประจำทุกวันดังนั้นรูปแบบระบบการเงินจำเป็นจะต้องแยกการเงินที่ฝากเงินสำหรับเข้าบัญชีธนาคารโดยควรจะมีการอัพเดทหรือฝากทุกๆ 2-3 วัน แล้วแต่ขนาดหรือผลประกอบการที่เจ้าของกิจการจะพิจารณา ซึ่งระบบการเงินที่นำเงินเข้าฝากบัญชีจะไม่ถือเป็นการเงินในส่วนของบัญชีเงินสดย่อย อาจเป็นรายรับที่รับเงินสดจากลูกค้าหรือค่าใช้จ่ายอื่นๆที่ได้รับมา ดังนั้นจึงต้องทำระบบการเงินแยกสำหรับการฝากเงินเข้าบัญชีของร้านค้าหรือบัญชีกลางที่บันทึกไว้เสมอ
อย่างไรก็ตามในระบบการฝากเงินเข้าบัญชี ผู้ที่ทำหน้าที่ดูแลถือเงินสดฝากเข้าบัญชี จะต้องเก็บเอกสารหลักฐานในการฝากเงินทุกครั้ง โดยฝ่ายบัญชีทำหน้าที่ตรวจสอบการเงิน จะต้องทำการรีเซ็ตได้ เช็คสลิปโอนเงิน ทั้งการรับเงินแบบออนไลน์ที่ลูกค้าชำระ รวมถึงอาจจะเป็นการเช็คสลิปโอนเงินภายในร้านค้าด้วยกันเอง
- ระบบ POS (Point of Sale System) โปรแกรมร้านอาหาร
โปรแกรมสำหรับร้านอาหารที่ช่วยให้คุณจัดการเรื่องระบบการเงินได้ดีมากยิ่งขึ้น มีความจำเป็นและสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบกิจการอาหารเพราะจะช่วยให้คุณสามารถคำนวณต้นทุนแบบแยกย่อย คำนวณวัตถุดิบ รวมทั้งรู้ผลประกอบการอัพเดทในแต่ละวัน มองเห็นภาพรวมของธุรกิจข้อมูลการขาย ข้อมูล Stock ทั้งหมด ร้านค้าควรมีการเลือกโปรแกรม ที่นำมาใช้ในร้านค้าของตนเองซึ่งเป็นโปรแกรมที่มีระบบน่าเชื่อถือ ทั้งตัวของโปรแกรม pos ซึ่งเป็นระบบซอฟต์แวร์ การเลือกติดตั้ง application รวมไปถึงการเลือกอุปกรณ์เครื่องฮาร์ดแวร์ pos อาจไม่จำเป็นจะต้องเลือกจากบริษัทเจ้าเดียวกัน แต่ควรเลือกในรูปแบบที่ออกแบบมาใช้งานง่ายไม่มีความซับซ้อนและยืดหยุ่นเข้าถึงการใช้งานและมีความเหมาะสมต่อธุรกิจของตนเองได้เป็นอย่างดี
- ระบบตรวจสอบการเช็คสลิปโอนเงิน
การเช็คสลิปโอนเงินจะต้องมีความถูกต้องแม่นยำและมีประสิทธิภาพสูง เพราะเมื่อลูกค้ามีการชำระสินค้าด้วยรูปแบบการโอนเงิน สแกนจ่ายผ่าน QR Code นอกจากร้านค้าจะใช้วิธีขอถ่ายรูปเก็บสลิปรูปถ่ายเป็นหลักฐานแล้ว ร้านค้าจะต้องสามารถนำสลิปตรวจสอบได้เลยทันที บางร้านค้าอาจใช้วิธีการสแกน QR Code เพื่อเช็คสลิปปลอม
อย่างไรก็ตามการเช็คสลิปโอนเงินอาจทำได้ยากมากยิ่งขึ้นในกรณีที่บางใบเสร็จขอรูปถ่ายที่ทำรายการโอนเงินเสร็จสิ้นไม่มีรูปคิวอาร์โค้ดปรากฏ ทำให้พนักงานที่ทำหน้าที่เก็บเงินหรือร้านค้าตรวจสอบได้ยากมากยิ่งขึ้น ส่งผลให้สร้างความผิดพลาดและเกิดความเสียหายให้กับร้านได้ ดังนั้นร้านค้าควรจะเลือกใช้ระบบในการช่วยตรวจสอบเช็คสลิปโอนเงิน ซึ่งจะมีเจ้าหน้าที่ในการเช็คสลิปโอนเงินของลูกค้าโดยจะส่งรายละเอียดเกี่ยวกับสลิปโอนเงินให้กับร้านค้าได้ทันที ถือเป็นตัวช่วยทางเลือกสำหรับระบบการเงินที่ร้านค้าควรนำมาใช้เพื่อป้องกันความผิดพลาดและความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นต่อร้านค้าเอง